Photo by Dollar Gill on Unsplash

Video conference & chat apps

Bekerja jarak jauh (remote work)—tanpa pernah bertatap muka dengan kolega ataupun pemberi kerja—sudah banyak terjadi. Pandemi memaksa lebih banyak individu dan organisasi untuk bekerja jarak jauh. Alat komunikasi mana yang paling baik, aman, dan terjangkau? Mana yang cocok untuk mengadakan rapat isu sensitif, mana yang untuk sesi santai dengan teman? Mana yang cocok untuk melakukan presentasi, kuliah, atau lokakarya? Bagaimana kita memastikan mereka dengan keterbatasan akses internet tetap dapat terlibat?

Sebelum memutuskan untuk menggelar rapat, kelas, atau pelatihan, tanyakan pada diri sendiri dan peserta, perlukah pembahasan ini dilakukan melalui video/audio call? Pertimbangkan, siapa yang bisa ikut dan tidak bisa ikut jika kita menggunakan video call? Bagaimana dengan mereka yang internetnya terbatas? Tanyakan sebelum mengajak meeting, cara mana yang bisa melibatkan semua? Bisakah pembahasan dilakukan menggunakan cara lain seperti text chat, email, atau forum lainnya?

Pertimbangkan akses internet

Ingat bahwa akses internet sangat tidak merata dan tidak terjangkau untuk banyak orang. Pertimbangkan cara-cara komunikasi yang menghemat bandwith jika peserta memiliki akses internet terbatas. Apalagi di saat krisis dan banyak orang mengalami kesulitan ekonomi, harus berhemat membeli pulsa atau paket data. Evaluasi juga, seberapa efektif sih meeting melalui video call? Karena tak jarang selesai kita rapat online yang bisa menguras 1GB++, sebetulnya kita berpikir, “Kalau cuma gini doang, kenapa ngga chat/email/update di kalender aja?”

Perlu seberapa aman?

Setelah memutuskan apakah rapat membutuhkan video/audio, bisa dipertimbangkan tingkat keamanan pertemuan. Apakah butuh keamanan tingkat tinggi dan enkripsi ujung-ke-ujung, atau pertemuan ini hanya sesi bertemu santai saja, atau kuliah online yang memang ditujukan ke publik?

Panduan memilih group chat & conference apps. Unduh dalam bentuk PDF.

Kirimkan agenda & materi sebelumnya

Kirimkan agenda dan materi berupa teks bacaan, atau rekaman video/audio/layar, untuk peserta pelajari dulu. Kalau perlu sebelum mulai meeting, beri peserta waktu 5-15 menit dulu untuk membaca agenda dan materi yang telah dikirimkan. Apalagi jika kamu mau mengajarkan sesuatu. Dengan mengirimkan agenda dan materi sebelumnya, peserta tidak perlu standby sepanjang meeting, juga bisa replay video/audio atau membaca ulang materi. Ini mengurangi kemungkinan koneksi putus-putus dan kesulitan menyimak, belum lagi habis data dan uang untuk membayar pulsa. Momen pertemuan online bisa lebih efektif digunakan untuk membahas hal-hal yang belum dimengerti dan perlu didiskusikan.

Bagi peran fasilitator, notulis, time-keeper

Selain fasilitator untuk memfasilitasi rapat, pastikan juga ada yang mencatat notulen. Pertimbangkan mencatat notulen secara kolaboratif menggunakan shared pad seperti RiseUp pad. Notulen kolaboratif membantu peserta untuk mengikuti pembicaraan, apalagi jika koneksinya putus-putus atau ada perbedaan bahasa. Juga memudahkan mereka yang tidak dapat turut serta untuk mengikuti hasil rapat.

Jam (re)produktif & kesehatan mental

Untuk banyak orang yang bekerja dari rumah, ada beban-beban kerja dan kewajiban sosial seperti mengasuh anak/orang tua, memasak, mencuci, dan berbagai pekerjaan rumah tangga, yang terkadang membuat orang perlu bekerja di waktu yang tidak konvensional seperti malam hari untuk mengurangi distraksi. Pekalah pada konteks dan hal-hal yang tak terlihat seperti ini.

Penggunaan video call dan chatting berlebihan juga menguras tidak hanya bandwith tapi juga energi dan kesehatan mental. Apalagi di tengah pandemi, banyak yang merasakan video call fatigue, kelelahan karena banyak video meeting.

Alur kerja & komunikasi asynchronous

Pertimbangkan untuk menerapkan alur kerja dan komunikasi asynchronous dengan menggunakan aplikasi project management. Ada banyak yang open source seperti Gitlab, RedmineTaiga, atau berbayar seperti Asana, Basecamp, Trello. Jadi tim tidak kewalahan harus standby memperhatikan aplikasi terus setiap saat. Mereka bisa fokus bekerja dan bukannya terdistraksi menjawab email atau pesan. Bisa fokus bekerja mendealam tanpa terdistraksi chat app atau email ini sangat penting untuk kerja-kerja seperti menulis, coding, menggambar, mendesain, dan sebagainya. Apalagi jika kamu bekerja dengan tim dari zona waktu yang berbeda.

Baca lebih jauh mengenai alur kerja dan komunikasi asynchronous di Gitlab atau Doist.

Open source

Secara umum, kami tidak terlalu merekomendasikan alat-alat yang tidak menggunakan teknologi open source, atau proprietary seperti Microsoft, Google, Facebook, WhatsApp, Zoom, dsb. Selain riwayat panjang mereka dalam menyalahgunakan informasi pribadi pengguna, source code mereka tidak dapat dilihat atau diaudit oleh publik. Namun kami juga sadar bahwa tidak semua orang dapat menggunakan open source, dan akses terhadap berbagai modal seperti server, akses internet, informasi, dsb, penggunaan alat seadanya sulit dihindari. Begitu pula, makin banyak perusahaan komersial mulai menjual perangkat open source. Tips untuk memilih aplikasi ini dapat dilihat di bagan di atas, yang juga dapat diunduh dalam bentuk PDF.

Bacaan lanjutan

Lebih lanjut mengenai keamanan dan privasi aplikasi-aplikasi ini dapat disimak di bacaan-bacaan di bawah ini:

Leave a Reply